La dématerialisation, avantages et inconvénients
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Dématérialiser ses documents et automatiser certains processus métier est devenu une norme. Avec le télétravail, elle permet de transmettre des documents importants en de brefs délais. Gain de temps et de place, elle représente également parfois certains inconvénients d’où la nécessité de bénéficier d’un bon accompagnement.
La dématérialisation, quels avantages ?
Entre la nécessité de réduire la consommation de papiers, et l’expansion du télétravail, la dématérialisation est devenu obligatoire. Pour les entreprises toujours en quête de croissance la numérisation représente plusieurs avantages.
Accéder promptement aux données de l’entreprise.
Vos dossiers d’entreprises sont accessibles partout et n’importe quand. De plus, ils sont modifiables via un outil de dématérialisation. Vos équipes et vous-mêmes pouvez interagir et vous organiser dans votre travail grâce à l’accessibilité en ligne. Plutôt que de fouiller pendant des heures dans des documents au format papier, vous aurez toutes vos données stockées dans un Cloud.
La dématérialisation un gain en productivité
Rédiger des fichiers de facturation ou des devis représente un investissement chronophage. Grâce à un outil métier, vous y consacrerez moins de temps. Par conséquent, vos équipes accompliront plusieurs tâches et développeront leur productivité. Votre entreprise sera plus compétitive et vous consacrerez plus de temps à son développement.
La digitalisation un gain de place
Vos anciennes factures et autres documents papiers prennent de la place. Et vous êtes légalement obligés de les conserver. Les papiers s’accumulent et forment des piles. Il vous faut, en plus, songer à conserver de l’espace pour stocker le tout. Les documents numérisés ont la même valeur juridique que ceux en format imprimé. Vous pouvez donc faire de la place sans craindre de ne pas être en règle.
Un impact écologique réduit
L’utilisation de document au format papier a un coût environnemental. Nous parlons, évidemment, de la déforestation. De surcroît, l’encre représente un impact sur l’environnement. Les cartouches d’encres usagées, sont composées de substances polluantes. Leur incinération provoque des émissions de CO2. En numérisant vos documents, vous pourrez améliorer votre bilan RSE. Ainsi, vous adopterez une démarche de croissance responsable.
La dématérialisation : des inconvénients
Digitaliser ses process métiers, est source de quelques gênes. Ces dernières peuvent être un frein à moins que vous ne soyez accompagnés.
La sécurité des données
À partir du moment où des données sont numérisées, la question de la sécurité se pose. Les documents contiennent des données sensibles. Ces dernières peuvent être corrompues, ou piratées. Les accès au Cloud doivent être sécurisés. Seuls vous, votre équipe et éventuellement vos clients et partenaire doivent y accéder.
Le niveau de connaissance du digital de vos collaborateurs
Tous vos collaborateurs n’ont pas forcément la même maîtrise des outils informatiques. Lorsque vous entamez la dématérialisation de vos processus métiers. Pour cette raison, il vaut mieux prévoir une application métier sur mesure.
Une ESN tiendra compte de cet indicateur, lors de la phase de développement. Si le besoin se fait sentir, une formation à l’utilisation de l’outil sera faite.
Les coûts de la dématérialisation
Utiliser une solution dématérialisée représente un coût. En effet, les logiciels métiers, représentent des frais d’abonnement. De surcroît certaines fonctionnalités engendrent des frais supplémentaires. Par conséquent, un abonnement peut atteindre rapidement un millier d’euros par mois.
Le développement web sur mesure, engendre un coût également. Néanmoins ce dernier est amorti sur le long terme. Votre solution est développée pour vous et inclura l’ensemble des fonctionnalités nécessaires au fonctionnement de votre structure.
Pour quoi recourir au développement web sur mesure
Une agence de développement web est à votre écoute. Après un premier entretien elle prend note de chacun de vos besoins. Elle vous proposera toujours l’outil dématérialisé le plus adapté à vos besoins.
Vous participez au développement en bonne application de la méthode agile. À chaque étape on vous montre à quoi ressemblera votre progiciel. Ainsi vous pourrez apporter des suggestions en temps réel. Les ESN se chargent de la maintenance de votre logiciel. N’hésitez pas à les contacter pour un premier entretien, cela ne vous coûte rien, et vous offrira des perspectives pour l’avenir.
