Logiciel de gestion de copropriété sur mesure pour syndics et gestionnaires
Obtenez un résumé intelligent et des insights personnalisés
Un logiciel gestion copropriété centralise la comptabilité, les appels de fonds, le carnet d’entretien et la communication avec les copropriétaires. Le bien est géré par un syndic ? Préférez une solution sur mesure. Elle s’adaptera aux process internes et à la taille de votre parc immobilier. Ce qui sera mieux qu’avec un outil standard vendu par lot. Elle couvre notamment trois besoins : la conformité réglementaire, la fiabilité comptable et la fluidité de la relation copropriétaire.
Beaucoup de cabinets gèrent encore leurs copropriétés avec des tableurs, des e-mails et des dossiers papier. Pourtant, cette fragmentation ralentit le travail des gestionnaires. Sans compter que cela complique le respect des obligations légales. D’un autre côté, un logiciel dédié centralise ces tâches sur une seule plateforme. Alors, quelles sont les limites des solutions génériques ? Quelles fonctionnalités devez-vous aussi attendre d’un outil performant ? Comment respecter le cadre réglementaire et les critères de coût pour un bon logiciel de gestion de copropriété ? AquilApp développe des logiciels métier sur mesure pour les syndics qui veulent sortir de cette fragmentation.
Quelles sont les limites des logiciels existants : ICS, Crypto, Thétragest
Des éditeurs historiques comme ICS (aujourd’hui intégré au groupe Septeo), Crypto ou Thétragest équipent depuis plusieurs décennies de nombreux cabinets de syndics professionnels. Ils couvrent la comptabilité réglementaire. De plus, ils s’intègrent souvent à des suites plus larges. Exemple : la gestion locative ou la transaction.
Néanmoins, ces solutions ont trois limites récurrentes. D’ailleurs, elles sont régulièrement citées dans les comparatifs de logiciels immobiliers :
- Une ergonomie datée, pensée pour un usage bureau et peu adaptée au mobile.
- Une facturation par lot géré, qui augmente mécaniquement avec la taille du portefeuille.
- Une personnalisation limitée, car ce sont des produits packagés pour le marché de masse, pas pour un process spécifique de cabinet.
Un logiciel sur mesure inverse cette logique. Il se construit autour du workflow réel du gestionnaire, pas l’inverse.
Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel gestion copropriété : comptabilité, appels de fonds, carnet d’entretien
Un outil de gestion de copropriété doit couvrir cinq briques fonctionnelles. Chacune répond à une obligation légale ou à un besoin opérationnel du syndic.
| Fonctionnalité | Ce qu’elle couvre | Bénéfice pour le syndic |
|---|---|---|
| Comptabilité copropriétaire | Comptabilité d’engagement, en partie double, par lot | Conformité au décret n°2005-240 |
| Appels de fonds | Génération et suivi des appels de charges trimestrielles | Moins d’impayés, relances automatisées |
| Carnet d’entretien immeuble | Historique des travaux, contrats, diagnostics | Traçabilité en cas de contrôle ou de vente |
| Gestion des sinistres | Déclaration, suivi assurance, relance des experts | Délais de traitement réduits |
| Répartition des charges | Calcul selon les tantièmes et grilles de répartition | Moins d’erreurs, moins de litiges |
Attention, la comptabilité de copropriété obéit à des règles strictes. Le décret n°2005-240 du 14 mars 2005 impose une comptabilité d’engagement, en partie double, avec un plan comptable spécifique. Seules les copropriétés de moins de 10 lots, avec un budget annuel moyen inférieur à 15 000 euros, en sont partiellement dispensées. Dans tous les cas, un logiciel sur mesure applique ces règles automatiquement, sans paramétrage manuel.
Comment se passe l’AG en ligne et le vote dématérialisé ?
Une assemblée générale en ligne permet aux copropriétaires de participer et de voter à distance. Tel est le cas notamment par visioconférence ou par un moyen électronique sécurisé. La loi ELAN du 23 novembre 2018 a ouvert cette possibilité, à l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.
Deux décrets encadrent le dispositif :
- Le décret n°2019-650 du 27 juin 2019 précise les conditions de la participation par visioconférence.
- Le décret n°2020-834 du 2 juillet 2020 fixe les exigences techniques du vote électronique : identification sécurisée, horodatage, confidentialité du scrutin.
L’assemblée générale doit d’abord voter le principe et les moyens techniques retenus, à la majorité de l’article 24. Néanmoins, un logiciel sur mesure peut intégrer :
- Ce vote-cadre
- La convocation avec ordre du jour
- Le calcul des majorités
- Et la génération automatique du procès-verbal.
Qu’en est-il de l’espace copropriétaire : extranet et application
Un extranet copropriété est un espace en ligne sécurisé. Ici, chaque copropriétaire consulte les documents relatifs à son immeuble. Exemple : le règlement, les procès-verbaux, les comptes, ou les factures.
La loi ALUR l’a rendu obligatoire pour les syndics professionnels depuis le 1er janvier 2015. Puis, cela a été le cas pour les syndics bénévoles depuis le 1er juillet 2020, sous l’effet de la loi ELAN.
Le décret n°2019-502 du 23 mai 2019 fixe la liste minimale des documents à publier. D’après ce même décret, il faut aussi un accès différencié entre copropriétaires simples et membres du conseil syndical. Un syndic défaillant sur ce point s’expose à une amende civile pouvant atteindre 200 euros par jour de retard.
Au-delà de l’obligation légale, un espace copropriétaire ou une application mobile dédiée améliore l’engagement. Elle propose entre autres :
- Un suivi des charges
- Un signalement d’incidents
- Ou une messagerie directe avec le syndic.
Ce sont des fonctionnalités que les logiciels génériques proposent rarement en natif.
Focus sur la conformité réglementaire : loi ALUR et DPE collectif
Au-delà de l’extranet, la loi ALUR impose l’immatriculation de chaque copropriété au registre national tenu par l’Agence nationale de l’habitat. Un logiciel gestion copropriété sur mesure peut suivre cette échéance. En plus, il alerte le gestionnaire avant chaque renouvellement.
Par ailleurs, le diagnostic de performance énergétique (DPE) collectif évalue la performance énergétique de l’immeuble dans son ensemble, et non logement par logement. À savoir : la loi Climat et Résilience du 22 août 2021 en a échelonné l’obligation selon la taille de la copropriété :
| Taille de la copropriété | Obligatoire depuis |
|---|---|
| Plus de 200 lots | 1er janvier 2024 |
| 50 à 200 lots | 1er janvier 2025 |
| 50 lots ou moins | 1er janvier 2026 |
Seuls les immeubles dont le permis de construire a été déposé avant le 1er janvier 2013 sont concernés. Dans tous les cas, un logiciel sur mesure peut intégrer un suivi automatique des échéances DPE, PPTT et diagnostics obligatoires. À cela s’ajoute une relance du syndic avant chaque date limite.
Combien coûte un logiciel gestion copropriété ? Quels sont les revenus à espérer ?
Le coût d’un logiciel sur mesure dépend du périmètre fonctionnel retenu : comptabilité seule, ou suite complète avec AG en ligne, extranet et application mobile.
| Critère | Solution standard du marché | Solution sur mesure |
|---|---|---|
| Modèle de coût | Abonnement par lot géré | Développement initial + maintenance |
| Évolutivité | Limitée aux fonctionnalités éditeur | Fonctionnalités ajoutées selon les besoins |
| Intégration SI existant | Souvent limitée | Native, pensée dès le cadrage |
| Coût à grande échelle | Croît linéairement avec le portefeuille | Coût marginal décroissant par lot géré |
D’un autre côté, le retour sur investissement se mesure sur trois axes :
- Le temps de gestion gagné par dossier
- La réduction des impayés grâce aux relances automatisées
- Et la satisfaction des copropriétaires liée à un espace client réactif.
Pour un cabinet gérant plusieurs centaines de lots, ces gains dépassent rapidement l’investissement initial.
FAQ sur le logiciel de gestion de copropriété
Il regroupe la comptabilité générale de copropriété, la gestion de la trésorerie et la répartition des charges, l’émission des appels de fonds, le suivi des impayés et relances, l’organisation des Assemblées Générales (convocations, PV) ainsi que le suivi des interventions techniques des prestataires.
* **Loi ELAN (2018) & décrets d’application :** Les copropriétaires peuvent participer et voter aux AG soit à distance par visioconférence/audioconférence, soit au moyen d’un formulaire de vote par correspondance avant la séance.
* **Conditions de validité :** L’Assemblée Générale doit avoir préalablement voté la possibilité d’utiliser ces moyens techniques de communication et l’extranet/logiciel doit garantir la sécurité du scrutin, l’identification précise des copropriétaires ainsi que la traçabilité des votes.
* **Obligation légale :** La loi ALUR a rendu obligatoire l’accès à un espace en ligne sécurisé pour l’ensemble des copropriétaires. Cette disposition s’impose aux syndics professionnels ainsi qu’aux syndics bénévoles.
* **Documents obligatoires :** Le logiciel ou portail extranet doit donner accès en ligne aux documents de la copropriété.
Conformément au calendrier progressif instauré par la loi Climat et Résilience, la généralisation du DPE collectif est désormais fully effective.
En résumé
La gestion de copropriété combine des obligations comptables strictes, des échéances réglementaires multiples et une attente croissante de digitalisation de la part des copropriétaires. Un logiciel gestion copropriété sur mesure répond à ces trois contraintes en un seul outil. Le tout est adapté au portefeuille et aux process du cabinet.
Pour approfondir la gestion de votre parc immobilier, consultez notre article sur le logiciel de gestion locative ou notre guide du CRM immobilier sur mesure.
AquilApp accompagne les syndics et gestionnaires dans la conception de leur logiciel de copropriété. Développer votre logiciel de copropriété.
