Comment rédiger un appel d’offres pour un projet web ou logiciel ?

Un appel d’offres projet web ou logiciel est un document qui décrit votre besoin et vos règles de sélection. Il permet de comparer plusieurs prestataires sur une base identique. Un bon dossier contient le contexte, le périmètre, le calendrier, un budget indicatif et des critères de notation annoncés d’avance. AquilApp, votre agence de développement web et logiciel à Nantes, vous accompagne à chaque étape. 

Quel format choisir pour votre projet entre un appel d’offres ou consultation restreinte ? 

Le terme « appel d’offres » vient des marchés publics. Le Code de la commande publique impose alors des procédures strictes, selon le montant du marché. Une entreprise privée n’a pas cette obligation.

En effet, vous avez le choix entre deux formats : 

• L’appel d’offres ouvert touche un grand nombre de prestataires. 
• La consultation restreinte cible 3 à 5 agences présélectionnées.

Nous recommandons la consultation restreinte pour la plupart des projets de PME et d’ETI. Vous lisez moins de réponses. Les prestataires investissent davantage dans chaque proposition.

Si votre besoin n’est pas encore écrit, commencez par rédiger votre cahier des charges.

Que contient un appel d’offres IT réussi ?

Un dossier de consultation est l’ensemble des documents remis aux prestataires pour qu’ils chiffrent votre projet. Il comporte sept éléments :

1. Le contexte : votre activité, le problème à résoudre, les utilisateurs concernés.
2. Les objectifs mesurables : par exemple « réduire le temps de traitement d’une commande de moitié ».
3. Le périmètre : les fonctionnalités incluses et celles exclues.
4. Les contraintes techniques : systèmes existants, hébergement, sécurité, interfaces avec d’autres logiciels.
5. Le calendrier : date de réponse, soutenances, date de mise en service visée.
6. Le budget indicatif : une fourchette, pas un chiffre exact.
7. Le cadre de réponse : format du devis, questions autorisées, critères de notation.

Annoncez votre budget. Sans fourchette, vous recevez des devis impossibles à comparer. Un prestataire qui connaît l’enveloppe adapte son périmètre. Pour calibrer cette fourchette, consultez notre guide pour estimer le coût d’un logiciel sur mesure.

Quels critères d’évaluation retenir pour faire votre choix pendant un appel d’offre projet web au-delà du prix ?

Le prix le plus bas donne rarement le meilleur projet. Une agence moins chère peut sous-estimer la charge de travail. Vous payez alors l’écart en avenants.

Fixez les critères et leur pondération avant d’ouvrir les réponses. Les acheteurs publics procèdent ainsi : le Code de la commande publique (art. R2152-7) impose d’annoncer les critères de choix. Cette discipline sert aussi le secteur privé.

Source : pondération recommandée par AquilApp. Le principe d’annonce préalable des critères suit l’art. R2152-7 du Code de la commande publique (Légifrance). Adaptez les pourcentages à votre projet.

Comment comparer les prestataires avec une grille de notation ?

Une grille de notation est un tableau qui transforme des réponses qualitatives en score comparable. Pour votre appel d’offres projet web, appliquez la méthode suivante :

1. Notez chaque critère de 0 à 5.
2. Multipliez la note par la pondération.
3. Additionnez les scores par prestataire.
4. Faites noter chaque réponse par deux personnes, puis comparez.

Prenons un exemple. Un prestataire obtient 4/5 en valeur technique (35 %) et 3/5 en prix (20 %). Ses points sur ces deux critères sont : (4 × 35) + (3 × 20) = 200 sur un maximum de 275.

Faites évaluer la partie technique par un expert indépendant ou par votre DSI (directeur des systèmes d’information). Un dirigeant seul juge mal une architecture.

Quels pièges éviter dans un appel d’offres web ou logiciel ?

Cinq erreurs reviennent dans les consultations :

• Un cahier des charges trop vague : chaque prestataire comble les trous à sa façon. Les devis divergent de 1 à 3.
• Des délais irréalistes : un délai trop court élimine les agences sérieuses. Restent celles qui promettent sans mesurer.
• Une propriété intellectuelle floue : le Code de la propriété intellectuelle (art. L131-3) exige que la cession de droits d’auteur mentionne chaque droit cédé. Précisez donc ce que vous achetez : code source, documentation, droit de modification.
• Un oubli du RGPD : si le prestataire traite des données personnelles, l’article 28 du RGPD (Règlement général sur la protection des données) impose un contrat de sous-traitance.
• Des conditions de paiement non cadrées : le Code de commerce (art. L441-10) plafonne le délai de paiement à 60 jours à compter de la date de facture, sauf accord à 45 jours fin de mois.

Comment passer de la short-list à la signature ?

Une short-list d’un appel d’offres projet web est la liste réduite des 2 ou 3 prestataires qui ont obtenu les meilleurs scores. Suivez ces six étapes :

1. Envoyez une liste de questions écrites aux finalistes.
2. Organisez une soutenance d’une heure avec l’équipe qui réalisera le projet.
3. Notez la soutenance avec la même grille.
4. Négociez le périmètre, pas seulement le prix.
5. Rédigez le contrat : propriété, recette, garantie, réversibilité.
6. Informez par écrit les prestataires non retenus.

Vous hésitez encore sur le type de partenaire ? Lisez notre comparatif pour choisir entre agence et freelance.

Comment AquilApp répond-elle à un appel d’offres projet web ?

Nous répondons aux consultations de startups, de PME, d’ETI et de grands comptes. Notre processus tient en cinq étapes :

1. Nous lisons le dossier et listons les zones floues.
2. Nous posons nos questions dans le délai prévu.
3. Ensuite, nous proposons un atelier de cadrage pour valider le périmètre.
4. Puis, nous remettons un chiffrage par lot, avec nos hypothèses.
5. Enfin, nous présentons l’équipe qui réalisera le projet.

Conclusion

Un appel d’offres projet web efficace repose sur un besoin clair, un budget annoncé et des critères publiés avant l’ouverture des réponses. La grille de notation protège votre décision. Le contrat protège votre propriété sur le code.

Pour lancer votre consultation, contactez AquilApp.